Bagaimana jika seseorang meminta untuk meminjam buku cek Anda? Dan kemudian orang itu berkata, "Ngomong-ngomong, bisakah Anda menandatangani cek sebelum menyerahkannya?"
Absurd, kan?
Namun, orang-orang secara bebas menandatangani bagian besar dari hidup mereka dengan menyetujui untuk menghadiri pertemuan yang tidak ada gunanya.
Berikut adalah lima hal yang perlu ditanyakan sebelum setuju untuk hadir.
1) Tujuan
Apa tujuan dari pertemuan tersebut? Mengapa Anda mengadakan rapat ini? Apa yang ingin Anda miliki ketika Anda selesai?
Jika Anda menerima jawaban yang tidak jelas, seperti, "untuk membahas bisnis" atau "sekadar membicarakan sesuatu," diperingatkan bahwa pertemuan ini tidak memiliki arah.
2) Rencana
Apa agenda Anda? Bagaimana Anda berencana untuk mencapai tujuan-tujuan ini? Apa yang akan kita lakukan selama pertemuan?
Anda ingin tahu rencana pertemuan sebelum Anda setuju untuk hadir. Sebuah pertemuan tanpa agenda sama seperti perjalanan tanpa peta.
Perhatikan bahwa pertemuan tanpa tujuan yang jelas atau agenda yang lengkap akan selalu membuang-buang waktu Anda.
3) Saya
Apa peran saya dalam pertemuan itu? Mengapa kamu memintaku untuk hadir? Apa yang Anda harapkan dari saya selama pertemuan.
Anda hanya ingin menghadiri pertemuan-pertemuan di mana Anda memiliki dampak. Jika tidak, mintalah salinan menit.
4) Mereka
Siapa lagi yang datang ke pertemuan itu? Mengapa Anda meminta mereka untuk hadir? Seberapa baik mereka mendukung tujuan Anda untuk rapat?
Ini memberi tahu Anda bagaimana mempersiapkan dan apa yang diharapkan. Jika tidak, Anda dapat menemukan diri Anda diundang ke penyergapan.
5) Logistik
Bagaimana saya harus mempersiapkannya? Apa yang harus saya bawa? Apa lagi yang perlu saya ketahui tentang rapat ini (misalnya, di mana rapat itu diadakan)?
Menghadiri pertemuan tanpa persiapan yang cukup akan membuat Anda tampak tidak kompeten. Jika waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan melebihi apa yang Anda mampu, sarankan alternatif seperti penjadwalan ulang rapat.
